RESPONDOAGENCY
Usługi RespondoAI O mnie Kontakt
Umów konsultację +48 225 987 780
Powrót do strony głównej

Polityka Prywatności

Obowiązuje od: 29 marca 2026 r.

1. O niniejszej polityce

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników odwiedzających stronę internetową respondoagency.pl oraz kontaktujących się z nami za pośrednictwem dostępnych kanałów komunikacji, w tym systemu AI recepcji telefonicznej.

Polityka ma zastosowanie do wszystkich osób, które korzystają ze strony respondoagency.pl, wypełniają formularze kontaktowe, rezerwują konsultacje lub kontaktują się z nami telefonicznie za pośrednictwem systemu RespondoAI.

Zachęcamy do uważnego zapoznania się z niniejszym dokumentem. W razie pytań prosimy o kontakt pod adresem contact@respondoai.com.

2. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa.

3. Definicje

  • Dane osobowe — wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (art. 4 pkt 1 RODO).
  • Przetwarzanie — każda operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych, w tym zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie (art. 4 pkt 2 RODO).
  • Administrator — podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych (art. 4 pkt 7 RODO), tj. RespondoAI Sp. z o.o.
  • Podmiot przetwarzający — osoba fizyczna lub prawna, która przetwarza dane osobowe w imieniu administratora (art. 4 pkt 8 RODO).
  • RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
  • Użytkownik — osoba fizyczna odwiedzająca stronę respondoagency.pl lub kontaktująca się z Administratorem.
  • Cookies — małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika przez przeglądarkę internetową.
  • RespondoAI — system sztucznej inteligencji obsługi telefonicznej i automatyzacji, rozwijany przez Administratora.

4. Jakie dane zbieramy

4.1. Dane kontaktowe (formularz i komunikacja)

Gdy kontaktujesz się z nami przez formularz kontaktowy na stronie lub poprzez inne kanały komunikacji, możemy zbierać:

  • imię i nazwisko,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • nazwę firmy,
  • treść wiadomości lub zapytania.

4.2. Dane techniczne

Podczas korzystania ze strony internetowej automatycznie zbieramy dane techniczne, w tym:

  • adres IP urządzenia,
  • typ i wersja przeglądarki internetowej,
  • system operacyjny,
  • adres URL strony odsyłającej (referrer),
  • data i godzina odwiedzin,
  • informacje o plikach cookies (patrz sekcja 11).

4.3. Dane z komunikacji telefonicznej (AI recepcja)

Jeżeli kontaktujesz się z nami telefonicznie za pośrednictwem systemu AI RespondoAI, możemy zbierać:

  • numer telefonu dzwoniącego,
  • transkrypcję i nagranie rozmowy (o czym informuje system AI na początku połączenia),
  • dane podane w trakcie rozmowy (imię, e-mail, temat zapytania, termin rezerwacji),
  • metadane połączenia (czas trwania, data, godzina).

5. Cele przetwarzania i podstawy prawne

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

5.1. Realizacja usług i odpowiedź na zapytania

Cel: obsługa zapytań przesłanych przez formularz kontaktowy lub telefonicznie, przygotowanie i realizacja oferty, rezerwacja konsultacji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy.

5.2. Uzasadniony interes Administratora

Cel: analiza ruchu na stronie, poprawa jakości usług, wykrywanie nadużyć, marketing bezpośredni kierowany do dotychczasowych klientów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora, pod warunkiem że nie są nadrzędne wobec interesów lub praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

5.3. Zgoda

Cel: przesyłanie treści marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną (newsletter, oferty), jeżeli wyrazisz na to odrębną zgodę.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda osoby, której dane dotyczą. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, co pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5.4. Obowiązek prawny

Cel: wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO — przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

6. Przetwarzanie w kontekście AI

Strona respondoagency.pl korzysta z systemu RespondoAI — rozwiązania sztucznej inteligencji przeznaczonego do automatycznej obsługi telefonicznej i komunikacji z klientami. W związku z tym:

  • Dane przekazane podczas rozmowy telefonicznej lub poprzez formularze mogą być przetwarzane przez system AI w celu obsługi zapytania i rezerwacji konsultacji.
  • System AI korzysta z modeli językowych dostarczanych przez OpenAI (przetwarzanie języka naturalnego) oraz z technologii syntezy mowy dostarczanej przez ElevenLabs, a infrastruktura telefoniczna opiera się na platformie Jambonz.
  • Nie używamy Twoich danych osobowych do trenowania modeli AI — dane przekazywane do zewnętrznych dostawców AI są przetwarzane wyłącznie w celu świadczenia usługi w ramach konkretnej sesji lub rozmowy.
  • Wszyscy zewnętrzni dostawcy AI są związani stosownymi umowami powierzenia przetwarzania danych (DPA) i zobowiązani do zachowania poufności.
  • Odpowiedzi generowane przez AI mają charakter informacyjny i pomocniczy — nie stanowią wiążącej oferty handlowej ani porady prawnej czy finansowej.

7. Nagrywanie rozmów

Rozmowy telefoniczne prowadzone za pośrednictwem systemu RespondoAI mogą być nagrywane. O fakcie nagrywania system AI informuje Cię automatycznie na początku połączenia. Kontynuowanie rozmowy po usłyszeniu tej informacji stanowi wyrażenie zgody na nagrywanie.

Nagrania rozmów są przetwarzane w następujących celach:

  • obsługa zapytania i rezerwacja konsultacji,
  • zapewnienie jakości usług i szkolenie pracowników Administratora,
  • ewentualne dochodzenie lub obrona roszczeń.

Czas przechowywania nagrań: nagrania rozmów są przechowywane domyślnie przez 30 dni, chyba że istnieje uzasadniona potrzeba dłuższego przechowywania (np. w związku z postępowaniem reklamacyjnym lub prawnym).

Możesz wnioskować o usunięcie nagrania przed upływem tego terminu, kontaktując się z nami pod adresem contact@respondoai.com.

8. Udostępnianie danych

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

8.1. Podmioty przetwarzające

  • RespondoAI (system AI recepcji) — przetwarzanie danych w celu obsługi telefonicznej i automatyzacji komunikacji.
  • Dostawca hostingu — przechowywanie danych strony internetowej i poczty elektronicznej.
  • OpenAI — przetwarzanie języka naturalnego (transkrypcja, generowanie odpowiedzi AI).
  • ElevenLabs — synteza mowy na potrzeby AI recepcji.
  • Jambonz — infrastruktura telefoniczna VoIP.
  • Google Analytics (jeśli aktywny) — analiza ruchu na stronie internetowej.

8.2. Inne podmioty

Dane mogą być również przekazywane:

  • organom publicznym i instytucjom państwowym — jeżeli wynika to z obowiązku prawnego lub nakazu sądowego,
  • kancelariom prawnym lub audytorom — w związku z dochodzeniem lub obroną roszczeń,
  • podmiotom przejmującym działalność Administratora — w przypadku fuzji, przejęcia lub sprzedaży aktywów.

Nie sprzedajemy ani nie wynajmujemy Twoich danych osobowych podmiotom trzecim.

9. Transfer międzynarodowy

Część naszych zewnętrznych dostawców (w tym OpenAI, ElevenLabs) może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

Transfer danych poza EOG odbywa się z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych, w tym:

  • Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO),
  • EU-US Data Privacy Framework — mechanizm certyfikacji dla podmiotów przetwarzających dane obywateli UE w USA, o ile dany dostawca jest nim objęty.

Masz prawo do uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń stosowanych przy transferze danych — w tym celu skontaktuj się z nami pod adresem contact@respondoai.com.

10. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez czas niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:

  • Dane kontaktowe i dane z formularzy — przez czas trwania współpracy lub prowadzonych rozmów handlowych, a następnie przez 3 lata od zakończenia kontaktu, w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi.
  • Nagrania rozmów telefonicznych — domyślnie przez 30 dni, chyba że istnieje podstawa do dłuższego przechowywania.
  • Dane wymagane przepisami podatkowymi i rachunkowymi — przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
  • Pliki cookies analityczne — zgodnie z polityką cookies opisaną w sekcji 11.
  • Dane przetwarzane na podstawie zgody — do momentu wycofania zgody lub do czasu, gdy cel przetwarzania przestanie być aktualny.

11. Pliki cookies

Strona respondoagency.pl korzysta z plików cookies (ciasteczek) — małych plików tekstowych zapisywanych na Twoim urządzeniu. Cookies nie zawierają danych umożliwiających bezpośrednią identyfikację osoby, jednak mogą być łączone z innymi informacjami.

11.1. Cookies niezbędne

Są wymagane do prawidłowego działania strony. Bez nich korzystanie ze strony nie byłoby możliwe w pełnym zakresie. Ich instalacja nie wymaga Twojej zgody.

11.2. Cookies analityczne

Pozwalają nam analizować sposób korzystania ze strony (np. Google Analytics), co umożliwia jej ulepszanie. Są instalowane wyłącznie po udzieleniu przez Ciebie stosownej zgody.

11.3. Zarządzanie cookies

Możesz w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce internetowej lub skorzystać z dostępnych narzędzi opt-out (np. Google Analytics Opt-out Browser Add-on). Pamiętaj jednak, że zablokowanie cookies może wpłynąć na funkcjonalność strony.

12. Prawa użytkownika

Na podstawie przepisów RODO (art. 15–22) przysługują Ci następujące prawa w zakresie przetwarzania Twoich danych osobowych:

  • Prawo dostępu (art. 15 RODO) — prawo do uzyskania potwierdzenia, czy Twoje dane są przetwarzane, a jeżeli tak — do uzyskania ich kopii oraz informacji o celach i zakresie przetwarzania.
  • Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — prawo do żądania poprawienia lub uzupełnienia Twoich nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
  • Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) — prawo do żądania usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym"), jeżeli nie istnieje podstawa prawna do ich dalszego przetwarzania.
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — prawo do żądania ograniczenia przetwarzania w określonych przypadkach (np. kwestionowania prawidłowości danych).
  • Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — prawo do otrzymania Twoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy.
  • Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora, w tym profilowania.
  • Prawo do wycofania zgody — prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami pod adresem contact@respondoai.com. Odpowiemy na Twoje żądanie w terminie 30 dni, a w razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne 60 dni (z podaniem przyczyny przedłużenia).

13. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony Twoich danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem, w szczególności:

  • szyfrowanie transmisji danych przy użyciu protokołu TLS (HTTPS),
  • kontrolę dostępu i uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla pracowników,
  • regularne tworzenie kopii zapasowych danych,
  • procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa.

Pomimo stosowanych zabezpieczeń żaden system informatyczny nie jest w 100% odporny na zagrożenia. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych poinformujemy Cię zgodnie z wymogami RODO.

14. Zmiany polityki

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w dowolnym czasie, w szczególności w przypadku zmian w przepisach prawa, zmian w świadczonych usługach lub zmian w stosowanych technologiach.

O istotnych zmianach poinformujemy poprzez zamieszczenie zaktualizowanej Polityki na stronie respondoagency.pl/polityka-prywatnosci/ z nową datą wejścia w życie. Zachęcamy do regularnego sprawdzania tej strony.

15. Kontakt i skargi

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

  • E-mail: contact@respondoai.com
  • Adres korespondencyjny: RespondoAI Sp. z o.o., ul. Kowalska 5/203, 20-115 Lublin

Jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO, masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: